Assistant.e polyvalent.e H/F

Mission Principale :
L'Assistant(e) Technique assure le soutien opérationnel et administratif au service technique en couvrant trois volets principaux : gestion courante de l'agence, assistance technique et administrative des travaux, et assistance administrative des études. Ce rôle central vise à assurer une organisation fluide et un suivi rigoureux des procédures administratives et opérationnelles.

Liste Complète et Exhaustive des Tâches :

1. Gestion Courante et Accueil de l'Agence
Accueil physique et téléphonique.
Traitement et dispatching du courrier entrant.
Rédaction et diffusion des courriers sortants.
Commande, suivi et gestion des fournitures de bureau.
Gestion et mise à jour des archives physiques et numériques.
Entretien courant de l’agence (gestion des clés, petits travaux, dépannages divers).
Commandes et gestion des équipements spécifiques (toners, fournitures spécialisées).
Organisation et suivi des évènements internes.
Suivi et gestion du parc automobile : assurances flotte, commandes de badges télépéage, achats/locations et restitutions de véhicules, suivi entretien courant.

2. Assistance Technique Travaux
Assistance Opérationnelle :
Préparation administrative initiale des chantiers (Déclarations préalables, DICT, DOE administratif).
Mise en place administrative et logistique des bases vie de chantier.
Gestion documentaire technique des chantiers (plans, fiches techniques produits, archivage et gestion numérique via Promoges).
Suivi et centralisation des livraisons matériaux et fournitures spécifiques (bons de livraison, gestion des stocks).
Interface opérationnelle avec les équipes travaux pour la gestion quotidienne des chantiers.

Assistance Administrative :
Validation administrative des marchés et des sous-traitants (attestations URSSAF, assurances décennales, certificats administratifs).
Suivi administratif préalable aux règlements fournisseurs via Promoges.
Gestion administrative des contrats prestataires techniques liés aux travaux (BET, bureaux de contrôle, etc.).
Traitement des factures spécifiques liées aux opérations (BE, Prorata, gestion des déchets).

3. Assistance Administrative Études
Mise à jour et gestion documentaire complète des dossiers d'études techniques (archivage, diffusion interne et externe).
Préparation et suivi administratif des dossiers techniques réglementaires spécifiques (ERP, sécurité incendie, permis modificatifs).
Coordination administrative avec prestataires externes intervenant dans les études (géomètres, bureaux d’études techniques, architectes).
Gestion administrative des contrats spécifiques aux études (négociation, suivi de la facturation, clôture administrative).

4. Interface ERP Promoges
Mise à jour quotidienne et rigoureuse des données techniques et administratives des chantiers.
Support aux utilisateurs internes : assistance opérationnelle, résolution rapide de problèmes courants.
Participation active aux projets d’amélioration continue des procédures administratives et opérationnelles via l'outil Promoges.

Compétences Requises :
Excellente maîtrise administrative et organisationnelle.
Bon relationnel et capacité d'accueil téléphonique et physique de qualité.
Maîtrise des outils bureautiques (suite Office).
Capacité à prioriser les tâches et à gérer efficacement plusieurs dossiers en simultané.
Rigueur, autonomie et sens aigu des responsabilités.

Relations Hiérarchiques et Fonctionnelles :
Supérieur hiérarchique direct : Responsable Technique ou Directeur des Travaux.
Collaboration régulière : équipes travaux, équipes études, prestataires techniques externes.

Profil Recherché :
Formation Bac 2/3 administrative ou technique.
Expérience de 3 à 5 ans minimum dans un poste similaire idéalement dans le secteur du BTP.
Personne méthodique, autonome, proactive, avec un bon sens de l'écoute et du service.

Contrat : CDI
- Ticket repas
- Mutuelle
- Comité d'entreprise
- Intéressement
- Formation

Localisation : Saint-Herblain